- 会社の会議が無駄に感じる
- 無意味な会議をなくしたい
- 会議の進行がうまくできない
『amazonのすごい会議』で提案された対策は次の通り
- 会議の目的を明確にする
- 会議前の資料作りが重要
- 会議に合った手段をとる
会議の生産性を高めて、さっさと終わらせて早く帰りましょう
『amazonのすごい会議』は、こんな人にオススメ
- 会議が多すぎる
- 無駄な会議が多すぎる
- 自分の関わる会議だけでも、まともにしたい
はじめまして。普段はメーカーで機械設計をしているベルと申します
この記事は、会議のレベルを、世界トップの企業”amazon”並みに上げる本『amazonのすごい会議』の書評になります
これ1冊で、無駄な会議が半分なくせます
この記事は、私の実体験も織り交ぜて書いてます
本の内容と違う解釈があることは、ご了承ください
このため、この記事を読んだ後は、ご自身で本を読むことをオススメします
この記事が、皆さんの悩みを解決する一助になれば幸いです
会議の生産性を”amazon”レベルにする方法
会議の生産性を、”amazon”レベルに引き上げる方法は、次の3つ
- 会議の目的を明確にする
- 会議前に資料を作りこむ
- 会議に合った手段をとる
順番に解説していきます
会議の目的を明確にする
会議の目的を明確にしましょう
理由は、無駄な会議をなくすため
目的がない会議ほど、無駄なものはありません
しかし、多くの日本企業で、定例会議や、特定の業務に付いてくる会議を行う、暗黙の了解が残っています
実際には行う意味がなくても、です
それに対してamazonでは、次の4つの目的がある会議しか行いません
- 意思決定会議
- アイデア出し会議
- 進捗管理会議
- 情報伝達会議
この中でも、情報伝達会議は、ない方が良いとされています
日本企業は、情報伝達のつもりで定期的に開催している会議が多いのではないでしょうか
あなたの会社でも、まず会議の目的を明確にして、目的のない会議は取りやめていきましょう
会議前に資料を作りこむ
会議の目的が決まったら、目的を達成するための資料を作りこみましょう
理由は、会議の目的を最短で達成するため
amazonでは、会議が始まったら、事前に作られた資料を読む時間が設けられます
1ページの資料で5分、6ページで15分ほど
資料を読んだのち、特に意見が無ければ承認
意見が出て、保留になる項目や、認められないコメントが出れば不承認と、シンプルかつ短時間で結論が出ます
これを実現するには、会議の目的や、目的のメリット・デメリットがわかりやすい資料作りがカギを握ります
そのため、事前の資料作成で作りこむことで、最短で会議を終わらせることができます
資料作成にオススメの本はこちら
amazonは、文章で1ページ or 6ページの資料と決められているため、それに習って文章での資料作成にオススメの本をご紹介します
会議の成否は資料作成で決まる
会議に資料は不可欠です。そして、良い会議は「良い会議資料」から生まれます。
良い会議資料とは、次の条件を満たす資料です。
amazonのすごい会議
・会議の趣旨、目的が明確である
・少ない労力、少ない時間で読むことができる
・いつ誰が読んでも確実に伝わる
会議に合った手段をとる
会議の目的に合った、手段を使うことで、効率的に会議目的を達成できます
例えば下記のように、それぞれの会議に合った手段があります
- 意思決定会議
→担当者メインで行う - アイデア出し会議
→ブレスト - 進捗管理会議
→KPI管理
会議に合った手段を使うことで、会議の目的をすばやく達成することができます
それぞれの手段について、具体的に説明していきます
会議を効率的すすめる手段
3つの目的にあった、効率的に会議を進める手段は次の通り
- 意思決定会議はひとりで挑む
- アイデア出し会議にはブレスト
- 進捗会議はKPIをフル活用
順番に解説していきます
意思決定会議はひとりで挑む
意思決定会議のやり方は、次の通り
- 目的の主担当者が、会議のホストになる
- タイムマネジメント・議事録配布まで、責任を持つ
- 会議終わりに、『何を・誰が・いつ』を決める
達成したい目的のプロジェクトリーダーか、主担当者が、会議のホストになります
そもそも意思決定会議とは、提案された内容について、承認/不承認など、”何かを「決める」ための場”
目的の意図や背景がうまく伝わらず、何も決まらないことや、決めたけど間違うことは、絶対に避けたい
そのため、目的意識が強い担当者が、一貫して会議を運営することで、方針が伝わりやすくします
何人かで分担すると、目的や背景にわずかなズレが生じるので、言うことがバラバラで、会議が発散する可能性があります
会議招集、進行役、議事録配信はもちろん
会議中のタイムマネジメントや、会議終わりに『何を・誰が・いつ』やるかを決めるところまで、すべてホストがやり切ります
担当者が忙しいのは明白なので、会議中の議事録作成は、他の人に依頼しても可
会議で決まったことの進捗確認、成果を出すまで責任を持ちます
”落としどころ”には要注意
会議の結論は、必ず事実にもどづいた決断をくだすようにします
例えば、結論の候補が二つ残ったとして、その中間になるような結論にするのはNG
結論は事実にもとづくもので、かつ「理念に沿った内容か？」を重視して導くこと
会議が終わった後に、意見したり、反対しなかったのに文句を言うのは、Amazonでは年次評価が下がるレベルの行為らしいです…
アイデア出し会議にはブレスト
アイデア出し会議では、ブレインストーミング（ブレスト）を使います
ブレストは、みんなでアイデアを出し合い、それぞれのアイデアについて話し合うことで、新しいアイデアを効率的に生み出すことができます
かといって、何でもかんでもブレストするのはNG
ブレストは、新しいアイデアが必要な場合のみ、使うようにしましょう
ちなみにブレストは時間制限を少しきつめにする方が、まとまりやすいです
ブレストの具体的なやり方や、効果的な手法はたくさんの書籍が出ていますので、ここでは省略します
ブレストが効果的なのは、そもそもソリューションがよくわからない、あるいは、ゴールを達成するための方法論がわからないときです。
こうした場合は、ブレストすることで、みんなの持っている様々なアイデアが引き出され、斬新なソリューションが見つかる可能性があります
amazonのすごい会議
進捗会議はKPIをフル活用
進捗会議では、KPIを使います
KPIとは、簡単にいうと、成果を測るための数値です
KPIを使う理由は、プロジェクトの進捗や、完了後の評価でも使えるため
例えば、プロジェクトの達成度や、達成にどれくらいの時間がかかったか、数値で表されると、誰から見ても評価しやすいです
そのためにも、amazonでは、KPIは自動で算出され、誰でも見ることができるのが理想とされています
また、進行中のプロジェクトが安定するまで、KPIを使って、PDCAを1週間以内に回し続けます
プロジェクトが完了した後も、良かったこと・悪かったことを振り返り、「なぜそうなったのか？」まで深堀
その記録を残すことで、他のプロジェクトにも活かすことができます
amazonでは進捗会議は重要
amazonでは、進捗会議は重要視されているそうです
理由は、プロジェクトを成功させるには、進捗や成果の管理が不可欠とされているため
例えば、メーカーの設計をしてもっとも厄介なのが、必要な部品が全部そろっているのか、わからない状態になることです
誰が見ても、必要なパーツが揃っているのかわかばよいですが、数百・数千のパーツから成る機械だと、人の判断だけでは困難です
そのため、”KPIを用いた進捗会議が、プロジェクトの成否を握る”という意見は完全同意です
amazonでは、プロジェクトのPDCAをしっかり回せる人が評価されるそうです
一方、日本ではPDができる人が評価されがちなので、CAまでしっかりやりたくなるような人事評価制度になる必要がありますね…
凝り固まった日本企業でも即効性のある手段
ここまで紹介してきた内容は、”amazon”だからできること・有効なことも多いです
そこで、あらゆる日本企業でも、採用できそうな対策をご紹介
- 開催回数を減らす
- 出席者を減らす
- 時間を減らす
- 出席頻度を減らす
社員の時給を考えると、会議は参加した人の数だけ、お金が消えていっていると考えられます
これを理由に、上記の提案をしてみましょう
単純に、議題が減りつつあるならば、時間を短くする・頻度を減らすなど提案すると、案外受け入れてもらえます
会議の数を減らすと、仕事の生産性が段違いに上がるため、進んで提案してみましょう
どんなに偉い人でも、会議をやりたい人と言うのは、意外と少ないです
まとめ：amazonレベルの会議を実現して自由な時間を増やそう
- 会議の目的を明確にする
- 目的に合った会議の進め方を採用する
- 会議を減らすことも考える
会議はあくまでも手段であり、開催しなくてよいならば、しない方向に持っていくのがベスト
理由は、会議は多くの人を拘束するため、会社としても個人としても、自由な時間が多い方が成果を出しやすいため
ただ、やむをえず会議を実施する場合は、本書を読むことで、amazonレベルの会議を再現して、自由な時間を増やしていきましょう