- わかりやすいメールを書きたい
- 論理的な話し方をしたい
- 仕事ですぐに役立つノウハウを知りたい
『ロジカル・シンキング練習帳』は、元マッキンゼーの著者が、メールを活用したロジカルシンキングの実践法を学ぶことができ、仕事で大活躍させてくれる本
- 仕事で絶対に使う、メールの書き方を鍛えられる
- メールを書くほどに、ロジカルシンキングが身につく
- 話し方にも好影響があり、コンサル転職にも役立つ
はじめまして。普段はメーカーで機械設計をしているベルと申します
この記事は、メールで思考整理と文章表現をバランスよく鍛えることで、ロジカルコミュニケーション力を強化できる本『ロジカル・シンキング練習帳』の書評になります
普段の仕事でメールが得意な方には、楽勝かもしれません
ただ、現状のメール内容見直しにもオススメ
力量不足なところを確認・補完できます
この記事は、私個人の要約・書評になります
作者の意図と異なる解釈があることは、ご了承ください
そのため、この記事を読んだ後は、ご自身で本を読むことをオススメします
PREP法がロジカルコミュニケーションの練習になる
PREP法でメールを作成すれば、本書の求めるロジカルな文章を、簡単に再現可能
理由は、結論ファーストである、ロジカルコミュニケーションの基本を踏襲しているため
PREP法は、結論を最初に書きます
その後に理由→例→再度結論を書く構成のこと
例えば、本記事もその構成で書いています
Point：結論、PREP法はロジカルコミュニケーションに有効 Reason：理由はロジカルコミュニケーションの形そのものだから Example：例えば、本文も同じ形なので、記事の主張を早く理解できる Point：そのため、ロジカルコミュニケーションにはPREP法がおすすめ
ロジカルコミュニケーションをお手軽に実現するには、PREP法で文章を書きまくることが有効です
さらに、読みやすい文章にな見える工夫をすれば、より仕事を加速させるコミュニケーションを実現できます
例えば、改行スペースや、箇条書き
さらに、文章ごとに、文頭付近に結論を書くようにすると、相手の理解もより早くなります
構造ボックスを作るまでではないが、いくつかの記述を並列してメモにするといったときも、文頭を意識すると相手の理解を促します。
ロジカル・シンキング練習帳
伝えたいことを「導入→本論→結び」の構成で書く
伝えたいことを「導入→本論→結び」の順に書く
これが、ロジカルコミュニケーションを実現できるメール構成です
- 導入で聞きたいことを直球に書く
メールの「テーマ」と「してほしいこと」を2～4行で記載 - 本論で詳細を必要十分に書く
「テーマ」の詳細や、具体的な内容を記載 - 結び
端的な、期待する反応とあいさつ
順番に解説していきます
結びは、メール文章の最後に、好印象を残す一言を書けば十分
詳細な説明は省きます
導入で聞きたいことを直球に書く
導入で、そのメールで「何について、どのような説明をするのか？」を端的に示します
ただし、導入は内容の要約にしないこと
あくまでも、メールで聞きたいことを直球で書き表すイメージ
例えばメールの件名だと、良い例では、相手が頼みごとを受ける必要があることがわかります
- 良い例:「〜の依頼」
相手が、対応が必要なことがわかる - 悪い例:「〜の件」
相手が、対応が必要なのか、一目でわからない
導入に、要件を直球に書くことで、相手も頼まれている反応をすぐに理解可能
内容確認のための、無駄なやりとりも減少します
導入には、聞きたいこと・やってほしいことをストレートに書くことで、読み手との確実な意思疎通を実現しましょう
相手にしてもらいたいことは、確認・判断・行動で大別できます
あわせて、導入に一言だけでもあいさつも入れると、好印象を残せます
言いたいことは早く書く
「だからなんなのか？（So What?）」を、文章の早い段階で示すことが、良い文章の秘訣
理由は、相手が素早く、内容を理解できるようにするため
悪い例としては、最初に経緯をだらだらと書き、最後に結論を書く文章
「だからなんなのか」を理解するために、メールを全て読む必要があるのは、相手の労力を奪う行為
導入で言いたいこと・聞きたいことを端的に書くことで、相手の理解を加速させ、ほしい返事をすぐにGETできます
口頭でのコミュニケーションでも、最初に「だからなんなのか？」を伝える練習にもなります
この実践こそ、ロジカルコミュニケーション会得において、効果が大きいです
本論で詳細を必要十分に書く
メールで伝えたい結論とその理由を、漏れなくダブりなく伝えることが、本論の最重要事項です
ここで、ロジカルシンキング頻出の「So What？/Why So？」と「MECE」が真価を発揮します
So What？は「結局、何なのか？」
Why So？は「なぜ、そう言えるのか？」
MECEは「重複なく、漏れなく」の意味
特に、「So What？/Why So？」が成立するように、筋が通す必要があります
理由は、「相手が依頼に納得してくれるか？」を左右するため
また、依頼の意図をくみ取ってもらえず、期待する反応を得られない可能性も上がります
期待する反応を確実に得るには、結論とその理由を、わかりやすく・正しく記載しましょう
メール結びには、相手に好印象を残すような一文を添えておけばOK
普通に「よろしくお願いいたします。」で十分
構造ボックス会得で必要十分を実現する準備
さらに、”構造ボックス”を使えるようになると、本論における文章を、書きやすく整理できます
”構造ボックス”を繰り返し使うことで、形を記憶できます
使い方を記憶できれば、話す・聞く・読むときも自然に使えるようになり、ビジネスコミュニケーションの速度が爆上がりします
注意点としては、構造ボックスの内容は、文章で書くこと
単語やフレーズだけでは、構造の上下関係がわかりにくいため
見た目は悪いかもしれませんが、「誰がどうするか？」「何がどうなるのか？」は省略せずに、文章で明記しましょう
構造ボックスを作成して、うまくメール文章に落とし込めれば、返信が早く来るようになります
文章が視覚的にわかるようになり、相手の読む時間削減につながるため
「具体性を備えた簡潔さ」と、理解に「必要なものを端折った短さ」は異なります。ビジネスでは、前者を実践できるようにしたいものです。
ロジカル・シンキング練習帳
3つのMECEで最適な分解にする
MECEは要素分解・ステップ・対照概念の3つを使い分けると、分解しやすくなります
- 要素分解：
全体を構成する要素に分解すること - ステップ：
時間やプロセスの流れを、各段階に分解すること - 対照概念：
ものごとを表と裏に分けること
理由は、分解する手段を増やすことができるため
実際に使うときは、切り口を決めて、要素分解・ステップ・対照概念を考えます
例えば、”機械”を切り口に、要素分解すると「外部パーツ・内部パーツ」
ステップにすると「起動→運転→停止」
対照概念にすると「駆動部/非駆動部」になる
3種類のMECEを使い分けることで、最適な分解を実現できます
ただし、この切り口は、3つまでに抑えましょう
多いと把握しきれなくなり、相手の集中力も削いでしまうため
具体的かつ簡潔に書く
メール本文は、具体的かつ簡潔に書きます
さらに、論理的で、好感を持ちやすい表現にできれば、なお良いです
簡単に言えば、「誰にでも読みやすい文章になっている」こと
読みやすければ、読み手の理解を補助できます
本書では、それぞれの頭文字をとり「具・簡・論・好」と表現されています
悪い例として、「以下の通り」「次の通り」という言葉はNG
理由は、具体性を損なう表現のため
So What？（結局、なんなのか）の省略になるので、後に続く言葉を、すべて読む必要が発生します
早く正確に伝えるには、省略せずに内容を具体的に明示することが、結果的に早い理解を促します
「以下の通り」、かなり使っていますね…
これからは控えます
返事待ちの時間を最短にするためにも、メール本文は具体的かつ簡潔に、論理的で好印象な表現にしましょう
構造ボックス作成時は、省略せずに文章で書くよう伝えました
しかし、構造ボックスをメール文章に落とし込む際には、具体的かつ簡潔になるよう、文章を修正することで、「具簡好論」な文章にします
ロジカルコミュニケーションは仕事を前に進めるもの
そもそも、ロジカルコミュニケーションの前提に、仕事を前進させる目的があることは、知っておきましょう
- 仕事のコミュニケーションでは、「仕事を前に進める」という目的を、相手と共有する
- 相手の時間も削減する
- 好印象を与える行動をとる
理由は、論理的に伝えることで、仕事を前進させる道を最短にするため
そして、人同士のやり取りが必須な仕事では、わかりやすく・早く・感じのよいコミュニケーションをとるのがベスト
「仕事を前に進める」前提を自覚できれば、仕事を前進させる行動を自然とすることができます
まとめ：構造ボックスとPREP法でメールLv.100になれる
- PREP法でロジカルコミュニケーションを実現できる
- メール構成は「導入→本論→結び」にして、言いたいことは最初に簡潔に書く
- 構造ボックスとMECEを活用して論理思考を育てる
『ロジカルシンキング練習帳』を片手に、構造ボックスとPREP法を会得することで、メールLv.100になることができます
理由は、構造ボックスは書く前の段階で、内容をロジカルにしてくれるため
さらにPREP法は、書く時の武器として、自然とメール構成を「導入→本論→結び」という、万人がわかりやすい形に整えてくれます
伝えることは、目的ではなく、あくまでも手段
「伝えた後にどう動いてもらうか？」を考えてから書くことで、相手の理解する時間を早くできます
メールは、万国共通で、大多数のビジネスマンが高頻度で使います
そんなメールでロジカルコミュニケーションを実践することで、ロジカルシンキング力をメキメキ上達させ、スキル獲得につながります
あらゆる仕事を楽にするロジカルシンキング力を、手軽に鍛えられる機会を使わない手はありません
現状の仕事レベルをもう1段階上げたい方は、『ロジカルシンキング練習帳』片手にメールを書くことで、ロジカルシンキングを会得してはいかがでしょうか
- 良問をもう一度解く（例題3-5、3-6、5-1）
- 今後は「以下の通り」禁止
- 具・簡・好・論を常に意識する
メールもビジネス文書も、ただ送るだけの伝達志向ではなく、コミュニケーションの相手の人に目的が「理解されて仕事が進む」ことを見据えた目的志向で作成したいものです。
ロジカル・シンキング練習帳